商標管理とは？更新忘れ・属人化の防ぎ方やおすすめツールもご紹介

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• 「商標管理の進め方がわからない」
• 「保有する商標が増えてきて、管理が煩雑になってきた」

こうしたお悩みをお持ちの方は少なくありません。事業の成長とともにブランドロゴや商品名などの商標が増えると、管理が複雑化します。

担当者の異動で引き継ぎがうまくいかず、更新期限の見落としにより権利を失ってしまうケースも少なくありません。商標管理は単なる事務作業ではなく、自社の貴重な資産であるブランド価値を守り育てるための重要な経営戦略の一部です。

本記事では、商標管理の基本的な知識や、更新忘れ・属人化を防ぐための具体的な管理方法、ツールの選び方、社内体制の構築方法までを網羅的に解説します。自社に最適な管理体制を築き、ブランドを強力な武器として事業成長に活用するための一助となれば幸いです。

商標管理とは

商標管理とは、自社で取得した商標権を適切に維持・活用し、ブランド価値を守り育てるための一連の活動のことです。具体的には、商標権の更新期限を管理するだけでなく、他社による権利侵害がないかを監視したり、ライセンス契約を管理したりする活動も含まれます。

近年、ビジネスのグローバル化やオンラインでの事業展開が加速する中で、商標管理の重要性はますます高まっています。適切な商標管理は模倣品によるブランド価値の毀損を防ぎ、他社との無用な紛争を回避し、企業の競争優位性を確立するための根幹となる活動です。

商標管理の具体的な業務内容とフロー

商標管理の業務は多岐にわたりますが、商標のライフサイクルに沿って考えると理解しやすくなります。大まかなフローは、「創出・出願」「保護・維持」「活用」の3つのフェーズに分けられます。

流れを把握しておくと、自社でどの部分の管理が手薄になっているかを確認できるので、参考にしてください。

フェーズ1：商標の創出・出願（権利化）

商標管理の第一歩は、守るべき権利を正しく取得するフェーズから始まります。新しい商品名やロゴを開発したら、まずは他社の登録商標と似ていないかを確認する「先行商標調査」が不可欠です。

調査を怠ると、せっかく出願しても特許庁に拒絶されたり、最悪の場合には気づかずに他社の権利を侵害してしまったりするリスクがあります。調査は特許情報プラットフォーム（J-PlatPat）などで自社でも行えますが、判断が難しいため、弁理士などの専門家に依頼するのが確実です。

調査をクリアしたら、特許庁へ「商標登録出願」を行います。これにより、自社のブランドが法的に保護される権利化のプロセスがスタートします。

フェーズ2：商標権の存続期間の保護・維持

商標権を取得した後に中心となるのが、保護・維持のフェーズです。重要な業務が、10年ごとに訪れる「更新期限管理」です。

更新手続きを怠ると、商標権は失効してしまい、第三者に同じ商標を登録されてしまう可能性があります。また、企業の住所や名称が変更になった際の「登録情報変更手続き」や、保有する全商標の情報をまとめた「商標管理台帳の整備」も欠かせません。

なお、商標期限の更新漏れが発生する主な原因は、以下のとおりです。

• 担当者の異動・退職
• Excelでの管理の限界
• 管理数の増加による複雑化

こうした人的ミスを防ぐには、更新期限の6ヶ月前・3ヶ月前など 複数回にわたって自動でアラート通知する仕組みが不可欠です。 商標管理システムや専門家への委託により、更新漏れのリスクを 大幅に低減できます。

フェーズ3：商標権の活用

商標は、守るだけの「お守り」ではありません。ライセンスアウトして収益を得たり、ブランドの価値を高めたりするための「攻めの資産」でもあります。

他社に商標の使用を許諾する際の「ライセンス契約の管理」は、重要な活用方法の一つです。また、市場で自社の商標が不正に使用されていないか、模倣品が出回っていないかを監視する「侵害行為の監視（ウォッチング）」も欠かせません。

もし侵害行為を発見した場合は、警告書を送付したり、場合によっては訴訟を起こしたりする「権利行使」を行い、自社のブランドを毅然と守る姿勢が求められます。こうした活動を通じて、商標の資産価値を高めていきましょう。

商標管理の主な手段

商標管理の業務は多岐にわたりますが、主な管理手段としては「Excelでの管理」「商標管理システムの導入」「専門家への外注」の3つが挙げられます。

各方法にメリットとデメリットがあり、企業の規模や保有する商標の数、かけられるコストによって最適な選択は異なります。自社の状況と照らし合わせながら、適している方法を検討してみましょう。

手段1：Excelでの管理

手軽に始められるのが、ExcelやGoogleスプレッドシートを使った管理です。特別なコストがかからず、多くの企業で導入のハードルが低い点が大きなメリットです。

以下に、Excelでの管理項目（例）をまとめました。

• 管理番号
• 商標（画像）
• 登録番号
• 指定商品・役務（区分）
• 出願日
• 登録日
• 更新期限
• 担当者
• 備考

保有する商標が数件程度であれば、一覧表を作成して十分に管理できるでしょう。しかし、商標数が増えるにつれて、手入力によるミスや更新日の見落としといったヒューマンエラーのリスクが高まります。

また、ファイルが特定の担当者のPCにしか保存されていないなど、業務が属人化しやすい点も大きなデメリットです。一つの目安として、商標の管理数が増えて複数人で管理する必要性が出てきた場合は、他の方法への移行を検討すべきタイミングと言えます。

手段2：商標管理システム・ツールの導入

保有する商標数が多くなってきた企業にとって、強力な味方となるのが商標管理に特化したシステムやツールです。大きなメリットは、更新期限が近づくと自動でアラート通知してくれる機能により、更新漏れのリスクを大幅に低減できる点です。

また、商標に関するあらゆる情報をシステム上で一元管理できるため、担当者が変わってもスムーズな引き継ぎが可能となり、属人化を防ぎます。一方で、導入には初期費用や月額の利用料がかかる点がデメリットです。

しかし、管理業務の工数削減や、権利失効による莫大な損失リスクを考えれば、十分に投資価値のある選択肢と言えます。多数の商標を管理する企業や、人的ミスを徹底的に防ぎたい企業には特におすすめです。

手段3：弁理士・専門会社への外注

社内に法務・知財の専門部署がない場合や、担当者のリソースが不足している場合に最適なのが、弁理士事務所や専門の管理企業へ業務を外注する方法です。専門家が期限管理を行うため、更新漏れの心配がなく確実性が高いのがメリットです。

また、権利侵害への対応やライセンス戦略など、専門的なアドバイスを受けられるのも大きな利点です。結果として、社内の担当者は本来注力すべきコア業務に集中できます。

デメリットは、当然ながら外部への委託コストが発生する点です。しかし、専門人材を自社で雇用するコストと比較したり、管理業務の負担を軽減したりする点を考えれば、コストパフォーマンスの高い選択肢となり得ます。

【比較表】企業規模・商標数別に適した手段

紹介した3つの管理手段について、特徴を一覧表にまとめました。自社のフェーズや課題に合わせて、最適な手段を選択するための参考にしてください。

失敗しない商標管理ツールの選び方4つのポイント

商標管理システムの導入を検討する際に、「自社に適したツールの選び方がわからない」といった壁に突き当たることがあります。高価な投資を無駄にしないためにも、自社の課題や目的に合ったツールを慎重に選ぶことが重要です。

本章では、ツール選定で失敗しないための4つの重要なポイントを解説します。本章で紹介する視点を持って各ツールを比較検討すれば、導入してから後悔する事態を防げます。

機能の網羅性

まず確認すべきは、自社が必要とする機能が十分に備わっているかです。最低限、以下の機能はチェックしておきましょう。

• 期限管理・アラート機能：更新期限や応答期限などを自動で計算し、事前に通知してくれる機能
• 情報の一元管理：商標名、登録番号、指定商品・役務、関連書類などをまとめて管理できる機能
• ステータス管理：出願から登録、更新までの進捗状況を可視化できる機能
• 費用管理：出願や更新にかかる費用を記録・管理できる機能

また、グローバルに事業展開している場合は、各国の商標制度に対応しているかも確認しましょう。

操作性

システムは、知財の専門家だけでなく、さまざまな部署の担当者が使う可能性があります。誰にとっても直感的でわかりやすいインターフェースであることが重要です。

ダッシュボードが見やすいか、情報の検索はスムーズか、データの入力は簡単かといった点をチェックしましょう。多くのツールでは無料トライアルやデモンストレーションを提供しています。

実際に画面を操作してみて、ストレスなく使えるかどうかを確かめることをおすすめします。

サポート体制

ツールの導入時や運用開始後に不明点が出てきた際に、迅速で的確なサポートを受けられるかは極めて重要です。特に既存のExcelなどからのデータ移行は煩雑な作業になるため、導入時の支援が手厚いと安心です。

導入検討段階においては、以下の点を確認し、自社のニーズに合ったサポート体制が提供されているかを見極めることが重要です。

さらに、導入時のデータ移行支援、操作トレーニング、カスタマイズに関する相談など、導入フェーズにおけるサポート体制も確認しましょう。

運用開始後も、定期的なバージョンアップや機能追加に関する情報提供、トラブルシューティングなど、継続的なサポートが受けられる体制が望ましいです。 [

費用対効果

初期費用や月額料金といった目に見えるコストだけでなく、長期的な視点での費用対効果を考えることが大切です。料金プランを確認する際は、以下の点に注意しましょう。

• 料金体系：管理する商標件数や利用するユーザー数によって料金が変わるか
• オプション料金：標準機能以外で、追加費用が発生する機能はないか
• 隠れコスト：サポートやカスタマイズに追加料金は発生しないか

費用が安い点だけで選ぶのではなく、ツールの導入によって、どれだけ業務が効率化されるか、権利失効などのリスクを低減できるかといった価値を総合的に判断しましょう。

商標管理体制の構築方法【更新忘れ・属人化防止】

最適な管理方法やツールを選んだとしても、万全とは言えません。特に更新忘れや属人化といった問題を根本から解決するためには社内での「仕組みづくり」、つまり管理体制の構築が不可欠です。

本章では、誰が担当しても安定的に商標管理を運用できる社内体制を構築するための具体的な3つのステップを解説します。

ステップ1：担当部署と責任者を明確にする

まず行うべきは、商標管理の責任の所在をはっきりとさせることです。「誰が」「何を」管理するのかが曖昧な状態では、いざという時に対応が遅れてしまいます。

出願担当・更新期限管理担当・ライセンス管理担当などについては法務部や知的財産部が主担当となるのが一般的ですが、企業によっては総務部が担うケースもあります。重要なのは、主担当となる部署と責任者を正式に任命する点です。

さらに、新商品のネーミングに関わるマーケティング部や商品開発部、商標の使用状況を把握する営業部など、関連部署との連携体制もルール化しておくと、より強固な管理が可能です。

ステップ2：商標管理規程を策定する

担当者が異動したり退職したりしても業務の質を維持するためには、社内ルールを「商標管理規程」として明文化しておくことが重要です。個人の経験や勘に頼らない、標準化された業務フローが確立され、属人化を防げます。

規程には、少なくとも以下の項目を盛り込みましょう。

ステップ3：運用ルールの定着と定期レビュー

規程やマニュアルは、作成するだけでは意味がありません。形骸化させず、組織に定着させるための運用が重要です。

例えば、以下のような取り組みが有効です。

まとめ：戦略的な商標管理で事業成長を加速させよう

本記事では、商標管理の重要性から具体的な業務内容、管理方法の選択肢、更新忘れや属人化を防ぐための社内体制の構築方法までを解説しました。

商標管理は、権利失効のリスクを防ぐ「守り」の業務であると同時に、ブランド価値を最大化し、事業の競争力を高める「攻め」の経営戦略でもあります。煩雑に思える管理業務も、適切な方法やツールを導入し、社内の仕組みを整えることで、効率的かつ確実に行えます。

まずは、自社が保有する商標をリストアップし、現在の管理状況を把握する所から始めてみてください。そして、本記事を参考に自社の規模やフェーズに合った最適な管理体制を構築し、大切なブランド資産を未来の事業成長へとつなげていきましょう。