特許管理の重要性｜業務内容や効率化のポイントなどを解説

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多くの企業が特許を保有していますが、その管理方法がうまく構築されていないケースは少なくありません。

特許管理は、事業を安定的に成長させるうえで不可欠な業務ですが、特許の保有数が多い企業だと業務負担が膨大になります。Excelでの管理は手軽ですが、 件数が増えるにつれて情報の散逸・更新漏れ・属人化といったリスクが高まります。

特許管理が適切にできていなければ、大切な権利の失効を招くような事態を招きかねません。

本記事では、 特許管理の基本的な役割・多くの企業が直面する課題・具体的な効率化の方法までをわかりやすく解説します。

効率化には、Excel活用・外部委託・システム導入から自社の規模と課題に応じた最適な方法を選ぶことが重要です。自社に最適な管理方法を見つける際の参考にしてください。

特許管理とは

特許管理とは、 企業が保有する特許権を事業戦略と連携させながら最適に管理し、活用していく総合的な活動を指します。 単なる事務手続きに留まらず、企業の競争優位性を確立するための戦略的要素として不可欠です。

特許管理の目的は、技術的な優位性を保護し、競合他社による模倣や侵害から自社の技術を守り、事業リスクを軽減することです。

特許管理の業務は多岐にわたります。特許出願の管理・権利維持・他社特許の調査や分析・ライセンス契約の締結・特許侵害への対応などが含まれます。

技術革新のサイクルが加速する現代社会において、特許管理の戦略的な重要性は一層高まりました。積極的に特許を取得し、適切に管理・活用することで、 企業は市場における競争力を維持・強化し、持続的な成長を実現できます。

特許管理は、企業の貴重な財産である特許を適切に管理することにより、事業の成長を支える大切な業務です。

ビジネスにおける特許管理の役割

特許管理は、企業経営において4つの重要な役割を担います。 それぞれの役割を理解し適切に遂行することで、競争力の持続的な強化が可能です。

自社が所有する特許の把握

まず基本となるのが、所有する特許の把握です。

自社がどのような特許を、いつ、どの国で取得したのかを正確に把握することは、 知的財産戦略の根幹をなす部分であり、疎かにできません。 具体的には、特許番号・発明の名称・出願日・登録日・権利が満了する日など、詳細な情報を記録し、管理する必要があります。

特許に関する情報が不足していると、権利侵害のリスクを見逃したり、技術的な優位性を十分に活用できなかったりする可能性があります。それぞれの情報を一元管理することで、 自社の技術的な強みの可視化が可能です。

特許に関する情報は競合他社の動向を分析するうえでも重要な手がかりとなります。また、定期的な見直しを行い、最新の情報を反映させることで、より効果的な特許管理体制を構築できます。

新しい特許の取得

自社で生まれた新しい技術や発明に関する特許の取得も、特許管理部門の基本的な業務です。

研究開発部門で生まれた革新的なアイデアや発明を、 事業の将来を左右する重要な資産として保護するために、適切な権利化は不可欠です。 特許管理では、どの発明を特許として出願すべきか、その優先順位を決定し、事業戦略に沿った最適な国で権利を取得するための戦略を綿密に立案します。

特許出願・審査対応・権利維持といった一連の手続きを専門的な知識と経験をもって進めることで、第三者による模倣や不正利用を阻止し、市場における競争優位性を確立します。

取得した特許権から得られる恩恵は、自社製品の独占的な製造・販売を可能にするだけではありません。他社へのライセンス供与による収益源となったり、クロスライセンス契約における交渉材料となったりするなど、事業の多角的な発展に貢献します。

将来の事業の核となる技術を保護することは、 企業の成長と持続可能性を支えるうえで極めて重要な投資です。

特許の運用を通じた収益の獲得

特許は、自社製品への活用に加え、他社へのライセンス供与による収益化も可能です。

ライセンス供与は、 特許権のような知的財産を有効活用し、新たな収入源を確保する戦略として重要です。 ただし、どの特許をライセンス供与するかは、市場のニーズや競合他社の状況を考慮し、慎重に検討する必要があります。

ライセンス供与を行う際は、 契約条件も同様に、ロイヤリティ率・期間・地域などを詳細に決定することが重要です。

また、自社で使用していない休眠特許の収益化も、特許活用の重要な側面です。休眠特許を積極的に洗い出し、他社のニーズとマッチングさせることで、新たな収益源を創出できます。

特許ポートフォリオ全体の価値を最大化するため、ライセンス供与戦略は、知財戦略の中核として位置づけられます。

自社の競合優位性の維持

特許管理は、自社の競合優位性を維持するうえでも重要です。

特許情報の管理と分析は、現代の企業戦略において不可欠な要素です。競合他社の特許動向を詳細に把握することで、彼らがどの技術領域に注力しているのか、どのような研究開発戦略を展開しているのかを把握できます。

特許情報は、 自社の研究開発の方向性を決定するうえで極めて重要な判断材料です。

さらに、自社の技術的優位性を維持するためには、他社による特許侵害の可能性を常に監視する必要があります。特許情報を分析することで、他社が自社の特許を侵害していないか、あるいは侵害する可能性のある技術開発を行っていないかを早期に発見できます。

侵害の疑いがある場合には、適切な法的措置を講じることで、 自社の知的財産権を保護し、市場における競争優位性の維持が可能です。

このように、特許情報の管理と分析は、単なる情報収集にとどまらず、企業の戦略的な意思決定・研究開発の効率化・知的財産権の保護に貢献し、総合的な企業活動を支える基盤となるものです。

先述した4つの役割を含めて、特許管理の役割を理解し、遂行することが、 競争力の持続的な強化につながります。

特許管理の課題

特許管理は重要である一方、多くの企業、特にリソースが限られる中小企業では以下のような課題に直面しがちです。

• 管理業務の負担増加
• 属人化の進行
• 更新作業の不備による特許失効
• リサーチ不足による他社の特許侵害
• 部門間の情報共有不足

上記の課題を放置すると、大きな事業リスクにつながる可能性があります。本章では、代表的な5つの課題を見ていきましょう。

管理業務の負担増加

企業の成長に伴い、特許の出願件数と保有件数が増加すると、 管理業務は著しく複雑化し、負担が重くなります。 特許情報が多数に分散すれば、その更新作業に多大な時間を費やすことになり、業務効率が低下します。

その結果、本来時間を割くべき戦略的な特許活用や権利化といった業務に十分な時間を費yaseなくなるような状況に陥りがちです。企業競争力を維持・強化するためには、 煩雑化した特許管理業務の効率化が不可欠であり 、専門的なツール導入や外部委託などの対策を検討する必要があります。

属人化の進行

属人化された特許管理は、担当者の知識や経験に依存し、異動や退職時に業務停滞のリスクを生む深刻な課題です。属人化は標準化されていない管理ルール下で特に顕著となり、 組織全体の知的財産戦略を脆弱にします。

対策として、 管理プロセスの可視化と標準化・データベースの一元化・担当者以外でも対応可能なマニュアル整備が不可欠です。 これらを徹底することで、属人化を解消し、組織全体の特許管理能力を向上できます。

また、定期的な監査を実施し、改善点を見つけることも重要です。

更新作業の不備による特許失効

特許権を維持するためには、欠かさず特許年金を納付しなければなりません。

特許年金は毎年支払う必要があり、期限を一日でも過ぎてしまうと、 最悪の場合、特許権が失効してしまう可能性があります。 手動で支払い期限を管理する方法は、管理する特許件数が増えるほど、確認作業が煩雑になり、人的ミスが発生するリスクが高まります。

特許権の失効は企業の競争力に直接影響するため、 厳格な年金管理が必要です。 年金管理システムの導入など、人的ミスを減らすための対策を講じましょう。

リサーチ不足による他社の特許侵害

自社の製品やサービスが、気づかないうちに他社の特許権を侵害してしまうリスクは決して小さくありません。先行技術調査の不足は、自社製品がすでに特許で保護されている技術を使用していることに気づかず、 結果として意図せず特許侵害を引き起こす原因となります。

特許侵害が認定された場合、対象製品の販売停止命令が下されたり、侵害行為によって生じた損害に対する多額の賠償責任を負ったりする可能性もあります。このような事態を避けるためには、 製品開発の初期段階で徹底的な先行技術調査を実施し 、他社の特許権を尊重する姿勢が不可欠です。

一方で、特定の分野だと、国内外の特許出願が増加する場合があります。国内だけでなく、海外の特許調査は時間・労力がともにかかり、かなりの負担となるため、効率的に実施するプロセスを構築しておくことも不可欠です。 [

部門間の情報共有不足

研究開発部門・法務部門・事業部門間での特許情報の共有不足は、企業にとって大きなリスクです。

開発部門が創出した価値ある発明が、 知財担当に伝わらず権利化されないケースは、競争優位性を失うことにつながります。 また、法務部門が把握している特許情報を開発部門が知らないために、無駄な開発投資をしてしまう可能性もあります。

事業部門が重要な特許情報を把握していなければ、事業戦略を誤る事態になりかねません。

このように、部門間の連携不足は機会損失の大きな原因となり、 企業の競争力を低下させる可能性があります。 部門間での情報共有を密にし、連携を強化することが、企業全体の知財戦略を成功に導く鍵です。

特許管理を改善する際の注意点

特許管理の課題を認識し、改善に取り組む際には以下のような注意すべき点があります。

• 特許に関するルールを明確化する
• 他部署との連携を強化する
• ツールを導入する際は費用対効果に注意する

本章では、改善を成功させるための3つのポイントを解説します。

特許に関するルールを明確化する

まず、社内での特許管理に関するルールを整備しましょう。

属人化を防ぎ、スムーズな引き継ぎを実現するため、 管理方法を標準化し、文書化しましょう。 誰が見ても理解できるよう、明確なルールを設けることが重要です。

ルールを設ける際は、以下のような内容を明文化しましょう。

他部署との連携を強化する

特許管理は、知財担当者だけで完結するものではありません。

研究開発部門や事業部門といった、 他部署との定期的な情報交換の場を設けることが不可欠です。 これにより、発明の発掘から活用までがスムーズにつながります。

他部署と連携する際は、以下のポイントに留意しましょう。

各部署の役割を明示すれば、業務の遂行や情報共有がスムーズに進みます。また、トラブルが発生した際にもお互いの役割を把握できるので、迅速な対応が可能です。

ツールを導入する際は費用対効果に注意する

特許管理システムの導入は、業務効率化に大きく貢献しますが、導入にあたっては慎重な検討が必要です。高機能なシステムは魅力的ですが、自社の規模や管理件数を考慮せずに導入すると、 過剰な機能を持て余し、コストだけがかさむ結果になりかねません。

まずは、現状の特許管理における課題を明確に洗い出し、その課題を解決するために必要な機能を特定しましょう。さらに特定された必要十分な機能を備えたツールから、費用対効果の高いものを選び出すことが重要です。

導入後の運用コストやサポート体制なども考慮し、長期的な視点で最適なシステムを選びましょう。

特許管理を効率化する方法

本章では、特許管理を効率化する以下の方法について、それぞれのメリット・デメリットを比較しながら見ていきましょう。

• Excel関数・マクロの活用
• 外部委託
• 特許管理（知財管理）システムの導入

Excelでの手動管理に限界を感じたら、より効率的な方法へ移行するタイミングです。企業の規模や予算、抱える課題によって最適な方法は異なるので、自社に合った方法を見つけましょう。

Excel関数・マクロの活用

システム導入が難しい状況でも、Excelファイルを高度化することで応急処置が可能です。

例えば、条件付き書式を活用すれば、支払期限が近づいたセルに色を付けて注意を喚起できます。これにより、担当者は優先的に対応すべきタスクを視覚的に把握し、遅延を防止できます。

さらに、VLOOKUP関数を用いることで、 別のシートに記録された取引先情報や過去の購買履歴などの関連情報を自動で表示可能です。 適切な関数を利用すれば、手入力の手間を大幅に削減し、入力ミスを減らすとともに、業務効率を向上できます。

ただし、関数やマクロは個々の従業員のスキルによって扱える範囲が異なる場合があります。退職や人事異動などによって従業員の入れ替えが発生した際は注意が必要です。

外部委託

特許年金の管理や先行技術調査といった専門性の高い業務は、外部の専門会社への委託も可能です。専門家に委託することで、手続き上のミスを削減し、 社内の担当者はより戦略的な業務に注力できます。

委託先を選定する際は、実務サポート体制・費用の明確さ・担当者の応対品質・対応業務範囲・セキュリティ体制を確認しましょう。

しかし、外部委託は継続的な費用が発生する点がデメリットです。また、社内に特許に関する実務的なノウハウが蓄積されにくい点も考慮する必要があります。

外部委託を検討する際には、メリットとデメリットを比較検討し、 自社の状況に最適な選択をすることが重要です。

特許管理（知財管理）システムの導入

特許管理の課題を根本的に解決するには、専用のシステムの導入が非常に効果的です。

システム導入により、 煩雑な事務作業の効率化・人的ミスの削減・コスト削減が期待できます。 特許情報のデータベース化により、検索性が向上し、必要な情報を迅速な抽出も可能です。

また、出願期限や年金納付期限などの重要な期日を自動で管理し、アラート機能を活用することで、期限切れによる権利喪失のリスクを軽減できます。さらに、部門間での情報共有をスムーズにし、全社的な知財戦略の強化に貢献します。

なお、システムを導入する際は、 デンネマイヤーのDIAMSシリーズやOctimineがおすすめです。 デンネマイヤーのシステムは、長年の知財管理サポートで得た知見に基づいて設計されており、業務を効率化する機能が豊富です。

直感的な操作性にこだわったUIや、AIによる分析など、業務負担を削減する要素が揃っているので、ぜひチェックしてみてください。

まとめ：最適な管理体制で特許管理に取り組もう

特許管理が不適切だと事業の成長とともに限界を迎え、権利失効などの重大なリスクを高めます。自社の状況を正しく把握し、課題を明確にしたうえで、最 適な管理方法を選択することが重要です。 [

特に、保有件数が増え、属人化や期限管理に不安を感じているのであれば、特許管理システムの導入は非常に有効な解決策です。

適切な特許管理の体制を整えることは、単なる業務効率化やリスク回避に留まりません。自社が持つ知的財産という重要な経営資源を可視化し、事業戦略に活かすための第一歩です。

自社の特許管理を最適化する際は、 ぜひデンネマイヤーのシステムの導入をご検討ください。

効率的に稼働する理想的な管理体制を実現する可能性が高まります。