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充电站 | 应对知识产权的成本压力

在与客户和知识产权行业人士合作和沟通的过程中,我们发现,成本始终是一个重要问题,在危机时期更是如此。然而,在保持高水平的知识产权保护的同时,保持合理的预算是相当有挑战性的。但有了适当和正确的节约措施,该问题是可以解决的,而且知识产权工作的质量甚至可以进一步提高。

产生紧急成本压力的原因

更大的成本压力通常出现在危机或变革时期。现在商业危机最显著的原因当然是COVID-19和其不利的经济影响。此外,公司管理层或所有权的变化是另一种典型的情况,它往往伴随着对公司成本基础的审查,从而使知识产权部门面临紧迫的成本压力。削减知识产权成本的另一个常见原因是将资金从保护过时技术中释放出来,重新分配给新的项目。

然而,变化总是提供了进一步推进的机会。商业模式可以被重新思考和改造,产品和技术亦是如此。知识产权战略需要与这些发展保持一致,并通过不断优化成本基础推进发展。

如何确定成本节约的潜力

我们确定了具有重大成本节约潜力的六个主要知识产权管理领域:

1、知识产权组合
2、申报策略
3、知识产权服务(行政和律师事务所服务)
4、软件工具
5、流程
6、工作人员

其中一些领域比其他领域更有潜力,虽然在一些领域,“速赢”是可能的,但在其他领域,成本节约措施可能会影响中长期前景。尽管如此,如果你永远不满足于“速赢”的节约,而是努力追求长期的卓越成本,那将是最好的。最终的目标是为以下甚至更紧迫的问题找到正确的答案:

是否需消除无关的知识产权?

所有知识产权组合经理的一项典型任务是定期检查是否有需要放弃的专利。但决策的依据有多强?评估是否考虑了所有相关参数,而不仅仅是法律地位,还包括技术、产品和商业方面?为了在这个关键问题上做出正确的决定,必须有一个全面的评估和直接的评分系统,使你放弃专利的同时而不威胁到商业成功。

申请决策是否使用了正确的标准?

有些发明及其附带的专利并不都会付诸书面。虽然形成文档确实花费成本,但申请、起诉和发明人的报酬也是如此。正如对目前的知识产权组合进行评估一样,需要有一个坚实的基础来决定是否值得申请知识产权。一个薄弱的开始永远不会带来一个强大的专利。

是否确定供应商不会过度收费而且都是物有所值?

大多数具有特定知识产权组合规模的公司都会雇用提供知识产权行政和法律服务的专业公司。在与这些服务提供者的合作中,信任是建立长期关系的重要资产。因此,这些知识产权服务往往是可以迅速实现成本节约的地方。为了确定他们的服务是否符合期望,对咨询费用进行定期审查是必要的,我们强烈建议通过中立的第三方来进行评估。

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每个企业的工作方式和思维方式均有不同,但许多因素可以支持精简工作流程,包括明确分工的职能角色和透明的沟通。

除了知识产权服务外,上述问题也与软件工具有关,它们也可能是重要的成本驱动因素。然而,可以明确地说,对于具有一定规模的公司而言,“不”使用专业的知识产权软件,成本才是更高的。这其中的挑战在于找到合适的工具,适当地支持和提供公司特定的、简化的工作流程,以节省时间和金钱。这些工具的功能等要求应该被明确地规定,资金应该只花在必要的许可证和功能上。

是否能优化流程使之更具时间和成本效益?

如果内部流程以及与外部利益相关者(如研发和律师事务所)的流程费时费力,那么,它们将引发不必要的成本。如上所述,正确使用软件工具可以支持精简工作流程。但这也包含了许多因素:

• 明确的角色和职责
• 结构化的等级制度和决策过程
• 快速完美的信息传递
• 透明的沟通
• 明确定义并灵活的工作流程

此外,需要注意每个企业的工作和思维方式是不同的。克服抗拒改革的心理可能是一个巨大的挑战,可利用独立的外部视角来看待长期形成的流程,为实施重要的变革提供正确的动力。

是否外包比内包更有意义呢?

当涉及到人数和员工时,这总是一个敏感的话题:与人相关,有时决定会变得情绪化。不过,令人惊讶的是,削减员工并不总是更具成本效益,其实恰恰相反。在有些情况下,就成本而言,内包工作更有意义,所以没有通用的最佳做法可以推荐。此外,内包还是外包的问题必须根据知识产权部门所面临的实际情况和挑战来解决。

因此,无论你采取什么节省成本的措施,始终要确保最高质量的知识产权工作。如果只是简单地削减成本,你很可能会在以后付出代价。而且,这个“账单”会更高,比你之前省下的一切费用都要高!

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